การใช้โปรแกรมประยุต์บนคลาวด์แพลตฟอร์ม (Cloud Computing) เพื่อการบริหารจัดการสำนักงานโดยใช้ Google Cloud Platform โดยวิทยากร อาจารย์ภาณุภณ พสุชัยสกุล บรรณาธิการบริหารนิตยสารโอเพนซอร์สทูเดย์
 
ระบบคลาวด์แพลตฟอร์ม Cloud Computing: ระบบบริการที่ใช้บริการหรือเช่าใช้ระบบคอมพิวเตอร์หรือทรัพยากรด้านคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการเพื่อใช้ในการทำงานโดยที่ไม่ต้องเสียงบประมาณจัดซื้อ Hardware และ Software ทั้งระบบ และไม่ต้องวางระบบเครือข่ายเองให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบ ข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตสามารถจัดการบริหารทรัพยากรของระบบผ่านเครือข่ายและสามารถแบ่งใช้ทรัพยากรร่วมกัน (shared services) โดย Google Cloud Platform หรือ GCP: ระบบคลาวด์แพลตฟอร์มที่ให้บริการลักษณะ Web Server ที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยบริษัทกูเกิลของประเทศสหรัฐอเมริกา มีความสามารถในการวิเคราะห์และจัดการข้อมูล ข้อดีของการบริการ Google Cloud Platform คือไม่ต้องดำเนินการจัดซื้อ และมีบริการที่แยกย่อยมากมายให้เลือกใช้งานต่อการบริหารจัดการสำนักงาน ประกอบ 9 ระบบแอพพลิเคชั่น ดังนี้
 

1. Google Drive: ระบบบริการจาก Google ที่ให้ผู้ใช้งานสามารถนำไฟล์ต่าง ๆ ไปฝากไว้กับระบบ google โดยใช้วิธีการ Upload ซึ่งทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้ไฟล์เหล่านั้น โดยอยู่บริเวณที่มีอินเตอร์เน็ตอีกทั้งยังสามารถแบ่งปันไฟล์กับผู้อื่นที่ต้องการ และสามารถเลือกให้แก้ไขร่วมกันได้จากอุปกรณ์ทุกประเภทสำหรับพื้นที่ google ในการใช้บริการที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายนั้นอยู่ที่ความจุ 15 Gb โดยการใช้งาน Google Drive นั้นเริ่มต้นผ่านการใช้งาน Gmail ของผู้ที่ต้องการใช้งานได้เลย
2. Google Calendar: ระบบปฏิทินจาก Google ที่ให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้ทั้งบนเว็บไซต์ระบบปฏิบัติการ Android (แอนดรอยด์) และ IOS (ไอโอเอส) เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถบริหารจัดการเรื่องของปฏิทินที่แสดงวัน เดือน ปี สามารถแชร์การใช้งานให้กลายเป็นระบบปฏิทินที่เชื่อมโยงข้อมูลจากหลาย ๆ ส่วนของหน่วยงาน และรองรับการใช้งานได้หลากหลายอุปกรณ์ จากบนเว็บเบราว์เซอร์ เพื่อช่วยให้สามารถจัดการกับวันเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากขึ้น
3. Google Sheet: ระบบจัดการข้อมูลบริการจาก Google ให้ผู้ใชงาน สามารถทำงานร่วมกันในสเปรดชีท (Spreadsheet) ได้ในเวลาเดียวกัน และสามารถแสดงความคิดเห็นกับบุคคลใดก็ได้โดยไม่ต้องกด “บันทึก”เนื่องจากมีการทำงานเกิดขึ้นในสเปรดชีททุกการใช้งานจะถูกบันทึกไว้โดยอัตโนมัติและยังสามารถใช้ประวัติการแก้ไขเพื่อดูข้อมูลเวอร์ชั่นเก่า ๆ ของสเปรดชีทเดียวกัน โดยจัดเรียงตามวันที่และผู้ที่แก้ไขสามารถทำงานได้กับ Microsoft Excel สามารถเปิด แก้ไข และบันทึกเป็นไฟล์ Microsoft Excel ได้
4. Google Slides: ระบบการนำเสนอข้อมูลจาก Google สามารถนำเสนอชิ้นงานให้มีความหลากหลาย และมีรูปแบบที่ทันสมัย พร้อมเทคนิคที่ทำให้ข้อมูลเป็นที่โดดเด่น เสมือนโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับสร้างงานนำเสนอ ที่สามารถสร้าง แก้ไข สามารถแทรกอักษร แทรกวีดีโอ ภาพเคลื่อนไหว และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ ทั้งในรูปแบบออนไลน์และออฟไลน์ สามารถสร้างงานนำเสนอใหม่หรือแก้ไขงานนำเสนอที่สร้างไว้บนเว็บไซต์หรืออุปกรณ์อื่น ๆ แชร์งานนำเสนอและทำงานร่วมกับบุคลอื่นในเวลาเดียวกัน พร้อมกับการเพิ่มและจัดเรียงสไลด์ใหม่ จัดรูปแบบข้อความและรูปร่าง สามารถนำเสนอจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ PC แท็บเลต โน้ตบุก โดยระบบจะบันทึกทุกอย่างที่ใช้งานอัตโนมัติ ทำให้สามารถป้องกันการสูญหายของข้อมูลได้
5. Gmail: ระบบบริการฟรีอีเมลที่ทำงานบนระบบ Search Engine ซึ่งมีระบบการจัดเก็บข้อมูลและระบบค้นหาตาหัวเรื่องจดหมาย ส่งเมล์ POP 3 มิติได้ มีระบบการป้องกันไวรัส มีระบบป้องกัน spam ของข้อมูลสามารถใช้งานและส่งไฟล์ข้อมูลได้
6. Google Hangout: ระบบสนทนาแบบกลุ่ม โดยการสนทนาแบบภาพและเสียง สูงสุด 15 คน ผ่านการใช้งานโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ มือถือ หรือแท็บเลต สามารถเชื่อมต่อกับผู้อื่นโดยใช้เวลาน้อย ไม่เสียค่าใช้จ่ายในอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์พิเศษต่าง ๆ สามารถใช้งานส่งข้อความ โทรศัพท์ และโทรศัพท์ผ่านวีดีโอ
7. Google Documents: บริการออนไลน์ให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการเอกสารได้ แบบไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายผ่านการใช้งานอีเมล และการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ที่สามารถจัดทำเอกสารต่าง ๆ เหมือนในโปรแกรม Microsoft Office
8. Google Sites: บริการออนไลน์ที่ให้บริการสำหรับสร้างเว็บไซต์แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายสามารถสร้างเว็บไซต์ปรับแต่งรูปลักษณ์ และสามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และสามารถรวบรวมข้อมูลได้ในเว็บไซต์เดียว เช่น วีดีโอ ปฏิทิน เอกสาร แบบสอบถามอื่น ๆ สามารถปรับการแก้ไขหน้าเว็บ และแชร์เว็บไซต์นั้นแก่ผู้อื่นให้สามารถเปิดดูหรือแก้ไขในเวลาเดียวกันได้ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่อง
9. Google Form: ระบบบริการของกลุ่ม Google Docs ที่ช่วยให้สามารถใช้งานสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการใช้งาน Google Form ผู้ใช้สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบ อาทิ การทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็น การทำแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจ การทำแบบฟอร์มลงทะเบียน และการลงคะแนนเสียง เป็นต้น ทั้งนี้การใช้งาน Google Form นั้น ผู้ใช้งานหรือผู้ที่จะสร้างแบบฟอร์มจะต้องมีบัญชีของ Gmail หรือ Account ของ Google เสีย่อน ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานสร้างแบบฟอร์มผ่าน Web Browser ได้เลย โดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ ทั้งสิ้น

เอกสารให้ความรู้เพิ่มเติม