[Work & Life] ‘ออฟฟิศวิกล คนเบิร์นเอ้าท์’ กับ 5 แนวทางจัดระเบียบออฟฟิศเพื่อปลุกไฟในการทำงานให้กับทุกคนในองค์กร

“คุณดูออกไหมว่า บ้านหลังนี้ผิดปกติตรงไหน”

.

นี่คือประโยคโปรโมต ‘บ้านวิกล คนประหลาด’ ภาพยนตร์ที่นำเสนอความลี้ลับของบ้านธรรมดาๆ หลังหนึ่งที่เต็มไปด้วยแปลกประหลาดน่าสงสัยอยู่ทุกคนหนแห่ง ทุกตารางนิ้วแฝงไปด้วยการออกแบบที่บิดเบี้ยว พิลึกพิลั่น และพร้อมสร้างความขนลุกให้กับทุกคนที่รับชม

.

โดยบ้านประหลาดๆ หลังนี้ เพียงแค่มองแปลนบ้านก็ทำให้รู้สึกพิศวงจากความไม่ปกติ การอยู่ผิดที่ผิดทางขององค์ประกอบเพียงเล็กน้อยสามารถสร้างข้อสงสัยที่นำพาจิตใจไปสู่เรื่องลึกล้ำเหนือจินตนาการได้ไม่ยาก ทั้งยังสร้างความทุกข์ใจ รวมไปถึงความกังวลต่างๆ ได้ไม่น้อย

.

ในโลกของการทำงานก็คงไม่ต่างกัน เพราะคงปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบัน มนุษย์วัยทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาอยู่ในออฟฟิศและท้องถนนมากกว่าใช้ชีวิตอยู่ในบ้านเสียอีก ดังนั้น การวางองค์ประกอบต่างๆ ในที่ทำงานที่ผิดแปลกไป ก็อาจสร้างผลลัพธ์ที่ไม่ดีต่อการทำงาน ส่งผลให้คุณภาพของงานลดลง ยิ่งอยู่ในยุคที่การทำงานเปลี่ยนแปลงไปจากอดีตด้วยแล้ว การจัดออฟฟิศเดิมๆ อาจน่าเบื่อและไม่จูงใจให้เหล่าพนักงานรู้สึกกระตือรือร้นที่จะทำงาน

.

วันนี้ Future Trends ขอนำเสนอ 5 แนวทางจัดระเบียบออฟฟิศ ที่ไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังทำให้ออฟฟิศกลายเป็นสถานที่ที่พนักงานอยากมาใช้เวลาอยู่ทุกวัน

.

1. สำรวจและประเมินพื้นที่ออฟฟิศ

การเริ่มต้นที่ดี คือการประเมินการใช้งานพื้นที่ที่มีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งอาจทำได้โดยการเก็บข้อมูลการใช้งานพื้นที่ เช่น ข้อมูลการเข้ามาทำงานของพนักงาน หรือการใช้งานห้องประชุม ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าพื้นที่ใดถูกใช้งานบ่อยหรือถูกละเลย จากนั้นนำข้อมูลนี้มาปรับปรุงพื้นที่เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของทีมงานมากขึ้น

หากมีพื้นขนาดใหญ่แต่กลับไม่มีคนใช้งาน ในขณะที่พื้นที่ห้องประชุมเล็กๆ ถูกจองเต็มทุกวัน นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าออฟฟิศควรเปลี่ยนแปลงพื้นที่บางส่วนให้ตอบโจทย์พนักงานมากขึ้น เช่น การขยายพื้นที่ประชุม หรือการปรับพื้นที่ว่างนั้นให้เป็นพื้นที่ประชุมแบบไม่เป็นทางการ

2. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

การจัดการพื้นที่ออฟฟิศให้มีประสิทธิภาพสูงสุดต้องพึ่งพาเครื่องมือที่ดี เช่น มีระบบจัดการผู้มาเยือน ระบบจองห้องประชุม หรือซอฟต์แวร์จัดการโต๊ะทำงาน ซึ่งสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้คุณเห็นภาพรวมการใช้งานพื้นที่ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น และปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็น

3. ร่วมมือร่วมใจ

หากต้องการให้ออฟฟิศเป็นสถานที่ที่พนักงานอยากมาใช้เวลาเพิ่ม การเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการออกแบบพื้นที่ถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยการสอบถามความคิดเห็น หรือทำแบบสอบถามก่อนทำการเปลี่ยนแปลงจะช่วยให้เข้าใจถึงความต้องการและความพึงพอใจของพนักงาน

นอกจากนี้ การสื่อสารกับพนักงานอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง จะทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการใส่ใจและพร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนั้น

4. จัดทำแผนงานและติดตามผล

แม้การวางแผนพื้นที่จะเป็นงานที่สนุกและท้าทาย แต่การมีข้อมูลเชิงประจักษ์และตัวชี้วัดที่ชัดเจน จะช่วยให้แผนงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การจัดทำแผนและกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPIs) จะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่า การเปลี่ยนแปลงที่ทำไปนั้นได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังหรือไม่

เช่น หากตัดสินใจที่จะเพิ่มโต๊ะทำงาน อาจจำเป็นที่จะต้องพิจารณาว่า การเปลี่ยนแปลงนี้ทําให้เกิดการทํางานร่วมกันมากขึ้นหรือการเข้าร่วมที่ดีขึ้นหรือไม่

5. ตรวจสอบและปรับปรุง

การจัดการพื้นที่ออฟฟิศนั้น ถือเป็นกระบวนการที่ไม่มีที่สิ้นสุด หลังจากที่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว การตรวจสอบและรับฟังความคิดเห็นของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญเพื่อปรับปรุงพื้นที่ให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป หากเป้าหมายคือการเพิ่มจำนวนพนักงานในออฟฟิศ 50% แต่หลังจากผ่านไป 6 เดือนกลับเพิ่มขึ้นเพียง 10% นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าควรกลับมาพิจารณาว่ามีอุปสรรคอะไรที่ขวางกั้นความสำเร็จนั้น

ท้ายที่สุด การจัดสรรพื้นที่ออฟฟิศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานนั้น ไม่ใช่การสร้างความเปลี่ยนแปลงในครั้งเดียวแล้วจบไป แต่เป็นการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง โดยต้องวางแผนอย่างรอบคอบ ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม และอาศัยซึ่งการร่วมมือกับพนักงาน

การสร้างสภาพแวดล้อมในออฟฟิศที่ดี ที่ไม่เพียงแค่ตอบโจทย์การทำงาน แต่ยังทำให้พนักงานรู้สึกว่าออฟฟิศเป็นที่ที่พวกเขาอยากมาใช้เวลาอยู่ทุกวัน ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานจากที่ใดก็ตาม ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและคุณภาพของงานให้ดียิ่งๆ ขึ้นไปนั่นเอง

เขียนโดย ชนัญชิดา พลอยพลาย

#FutureTrends #FutureTrendsetter #FutureTrendsWorkAndLife

หมายเหตุ : ชื่อบทความ ได้แรงบันดาลใจจากหนังสือ ‘บ้านวิกลคนประหลาด’ สำนักพิมพ์: Bibli Biblio ซึ่งกำลังมีเวอร์ชั่นภาพยนตร์ฉายอยู่ในตอนนี้
Credit :